Otel yönetim sistemleri sayesinde rezervasyonlarda çıkabilecek aksaklıklardan kurtulmak mümkün.
Otellerde rezervasyon kayıtları tutulurken ortaya bir karışıklık çıkmaması neredeyse imkansız… Oteller bu tarz sorunların üstesinden gelmek için günümüzde bu kayıtları bilgisayar mortamında tutmayı tercih ediyorlar. Ancak bu da sorunları tamamen çözmeye yetmiyor. Çünkü bir yönetim sistemi kullanmaya niyetlenmişseniz, öncelikle ihtiyacınızı belirleyip daha sonra bir karar almanızda fayda var. Otellerin birçoğu sıklıkla ya tek bir çözüm arama yoluna gidiyor ya da iki farklı çözümden aynı anda faydalanıyorlar ancak bunları aynı anda yönetmenin de birçok sıkıntıyı beraberinde getirdiği biliniyor. Örneğin, rezervasyon mailleri gelen kutunuza düşüyor ve siz bunları masaüstü bilgisayarınızda çalışan sisteme girişini tek tek elinizle yapıyorsunuz. Dahası bir rezervasyon iptal olduğunda ya da bir değişiklik yapıldığında, yeniden tek tek her kalemi, ödemeler de dahil olmak üzere, elle düzeltme zahmetine giriyorsunuz.
Dünyada bu çevrimiçi (online) rezervasyon işini yapan yüzlerce hatta binlerce site mevcut. Bu sitelerde de bu işlemlerin elle yapılmadığı biliniyor. Gelişen teknolojiyle bu alandaki ortak sorunlara ortak çözümler üretiliyor. Yazılımcılar ve büyük yazılım firmaları bugünlerde her iki tip veriyi (çevrimiçi ve çevrimdışı) aynı yerde ya da aynı sunucu üzerinde toplayabilmek için çalışmalar yürütüyorlar ve yeni ürünlerini piyasaya sürüyorlar.
Yükünüz Hafifleyecek
Düşünün ki, resepsiyonunuzda bulunan bilgisayarda bir yönetim sistemi kurulu ve gelip giden ziyaretçileriniz var, ayrıca da internetten rezervasyon kabul ediyorsunuz. Tamamıyla entegre bir yazılım çözümü sizin çevrimiçi ve çevrimdışı bilgilerinizi birbirlerine karıştırmadan ve aynı odayı birden fazla kişiye rezerve etmek gibi bir hataya sebebiyet vermeden işleyecek ve yükünüzü hafifletecektir. Sisteminize girdiğinizde otomatik olarak online rezervasyonların alındığını, düzgün bir şekilde paylaştırıldığını ve ödemelerin de eksiksiz olarak banka hesabınıza aktarıldığını görebileceksiniz.
İki Farklı Sistem
Bunu başarabilmek için iki farklı sisteme ihtiyaç var. Bir tanesi masaüstü bilgisayarınıza kurulu ve 7×24 internete bağlı bir sistem, bir tanesi de rezervasyon sistemi olan bir web sitesi ve bu ikisinin her koşulda birlikte çalışması. Otelinizin web sitesine gelen ziyaretçilerin tercihlerine göre odalarınızı, fiyatlarınızı ve sunduğunuz imkanları görme fırsatı olacak. Çevrimiçi modül, masaüstü bilgisayarınızdan verileri toplayıp düzenli olarak kendini güncelleyecek böylelikle ziyaretçi de sadece rezervasyona açık olan odaları görecek. Ziyaretçi bir odayı rezerve ettiğinde, aynısı masaüstü bilgisayarınızda çalışan yazılıma da işlenecek ki sitede de en güncel durum görüntülenebilsin.
Peki bir oda aynı anda hem çevrimiçi hem de çevrimdışı rezerve edilirse ne olacak? Böyle bir şeyin olabilmesi mümkün, fakat yazılımınız akıllı olduğu için bir odanın ancak ve ancak ödeme yapıldığında rezervasyonunu gerçekleştiriyor. Yani ödemeyi ilk kim gerçekleştirirse, rezervasyonu da o alıyor. Diğer kişiye de bu durum anında bildiriliyor ki, henüz rezerve edilmemiş odalardan kendine uygun olan bir tanesini seçebilsin. Otel sahipleri ve çalışanları artık bu sistemler sayesinde problemsiz bir şekilde rezervasyonları organize edebiliyorlar. Piyasada bu tarz çözümler sunan Türk yazılım firmaları da mevcut.
